Secrétaire de département de formation

Employeur

L’IUT de Bordeaux, composante de l’université de Bordeaux, est présent sur 4 sites géographiques : Agen, Bordeaux-Bastide, Gradignan, Périgueux. Il se positionne comme l’un des IUT les plus grands et les plus diversifiés de France.
Carrefour entre étudiants et employeurs, l’IUT de Bordeaux développe des relations partenariales de qualité avec les acteurs socio-économiques de chacun des quatre sites et au niveau national. Ces liens tissés depuis plus de 50 ans sont un gage de qualité des diplômes délivrés dans les 16 départements de formation de l’IUT. Il est organisé en départements pédagogiques chargés de dispenser une formation supérieure technologique générale et professionnalisant jusqu'au grade de Licence.

Votre mission

Le/la Secrétaire Pédagogique travaillera en collaboration avec le Chef de département et les responsables pédagogiques. Intégré/e au secrétariat pédagogique du département Management de la Logistique et des Transports, il/elle sera amené/e à travailler avec deux autres assistantes pédagogiques.

Sa mission sera d'exécuter des actes administratifs et de réaliser la gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; de recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. IL/elle assistera, informera et orientera dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Il/elle accueillira le public et l’orientera vers le bon interlocuteur. Il/elle participera aux activités courantes liées à l’organisation des enseignements et à l’accueil des étudiants.

Activités principales :

Gestion administrative:

• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure

• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser

• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)

• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

Pédagogie:

• Interagir avec les responsables de formation et le ou la responsable du département de formation et mener des opérations courantes dans le cadre de l’organisation de ces formations

• Participer à des actions simples liées à l’organisation administrative de la pédagogie

Vos atouts / Vos talents

Vous êtes débutant ou vous avez une première expérience et vous vous reconnaissez dans ce profil :

Vous disposez des savoirs suivants :

• Techniques d'accueil téléphonique et physique

• Techniques d'élaboration de documents

• Environnement et réseaux professionnels

• Techniques de communication

• Culture internet

Vous mettrez en pratique ces savoir-faire:

• Rédiger des rapports ou des documents

• Retranscrire les informations orales à l’écrit

• Accueillir et prendre des messages

• Enregistrer et classer les documents

• Appliquer la règlementation imposée dans son domaine d’activité

• Savoir rendre compte

• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité de gestion comptable et financière mais aussi à l’organisation des enseignements

• Maitriser les outils bureautiques

Vous êtes réactif, organisé-e. Vous avez le sens relationnel et le sens du travail en équipe

Plus d’informations :

Basé à Bordeaux Bastide, accès tram A (arrêt « Jardin botanique »).

Poste ouvert aux contractuels

Rémunération : 963 € brut mensuel avec prime

Avantages liés au poste :

Télétravail possible selon nécessités et organisation du service

Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde

Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois

Des offres loisirs, sport et culture

Possibilité de parking du personnel

Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail

Parcours d’accueil et formations

Processus de recrutement : après la période de publication de l’annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.

Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !